Перевод офисов на удаленную работу: опыт компаний

В данной статье мы рассматриваем, как рынок в России и СНГ переходит на удаленный формат работы в связи с пандемией COVID-19. Вы можете заимствовать этот опыт и использовать те же популярные инструменты для перевода своего офиса на удаленку.

В связи с эпидемией COVID-19 органы власти различных регионов вводят особые меры безопасности. Работодатели вынуждены осуществить перевод офисов на удаленную работу во всех случаях, где это возможно. Многие уже успешно справились с этой задачей.

По данным проекта «HR Lab. – Лаборатория HR Инноваций» и платформы «Академия Здоровья», которые провели исследование для Аналитического центра «АльфаСтрахование. Медицина» 96% сотрудников российских компаний готовы к переводу офиса на удаленную работу или уже перешли на такой формат.

Как рынок переводит офисы на удаленную работу

Ситуация перевода офисов на удаленку может сильно отличаться в разных регионах и отраслях бизнеса.

В некоторых нишах, например, на рынке digital, треть компаний и до этого имели в штате сотрудников, которые работали в удаленном режиме. Тогда как производителям, например, может оказаться сложнее.

В целом, большинство офисных функций обычно можно выполнять удаленно, учитывая современное развитие технологий.

Перевод на удаленную работу офиса — своими силами или с помощью экспертов?

Большинство компаний справились своими силами с переходом на удаленный формат. И, нужно отметить, все произошло за считанные дни. Уникальная ситуация, которая потребовала от людей быстро организоваться, вложить силы в освоение нового и перестроиться.

Но в большинстве случаев этот этап будет лишь первым. Что это значит?

• Были приняты временные решения об использовании тех или иных инструментов, которые в будущем могут поменяться.
• Еще не разработаны новые регламенты, KPI для удаленных сотрудников, даже законодательная база не вполне готова (у нас есть определение дистанционных, а не удаленных работников). А когда это все появится, понадобится и софт для отслеживания тех же KPI.
• Большинство бизнес-процессов не оцифровано и не автоматизировано. Для удаленной работы это может стать критичным. Иначе все так и останется в режиме аврала.
• Многие руководители понимают, что ситуация с удаленкой может повториться в любой момент. В том числе, нужно быть готовыми к новым волнам эпидемии.

Поэтому, на наш взгляд, следующим этапом для российского бизнеса станет внедрение технологий, которые помогут гибко работать с офисом, в том числе удаленно. И для этого компаниям потребуется обратиться к экспертам по оцифровке бизнеса и внедрению CRM. Так проще всего осуществить переход, причем без головной боли.

Со своей стороны, наша компания, которая давно занимается этими вопросами в проектах высокой сложности, разработала уникальные недорогие пакеты по внедрению Битрикс24.

Такое внедрение станет экономичным шагом, если:

• вы еще не перевели свой офис на удаленку,
• вы перешли на удаленку, но понимаете, что необходимо больше автоматизации и контроля в ближайшем будущем.

Процедура занимает от 2 недель, что должно устроить даже самый требовательный к срокам бизнес. Расценки — от 49 тысяч рублей. При этом вы получаете настроенный инструмент для полноценной работы удаленного офиса, который заменит все остальные. Мы также обучаем ваш персонал.

Отношение к дистанционному формату и перспективы

Как относятся к дистанционному формату работы сами сотрудники?

По оценкам из различных источников, положительно. Многие уже имеют такой опыт, другие — давно хотели попробовать.

Как скажется на эффективности работа на удаленке?

Пока прошло мало времени, трудно сделать однозначные выводы. Но уже ясно, что командный дух падает при таком формате.

Кроме того, необходимость находиться дома в связи с карантином делает работу чем-то более важным, чем раньше.

Выход для руководителей — по максимуму учитывать это и планировать видеоконференции и другие возможности людей для общения внутри фирмы, пусть даже дистанционно.

Вернутся ли организации в офисы после карантина?

Уверены, что не все. Этому способствует не только ситуация с пандемией, но и возможный финансовый кризис. Компаниям придется частично урезать расходы и измерять эффективность сотрудников новыми KPI (об этом пойдет речь в следующей статье).

Ряд бизнесов, таких как торговля, скорей всего, уйдет в онлайн.

Плюсы удаленного офиса по мнению руководителей бизнесов

Кроме сложностей перехода на удаленку и такого минуса, как падение командного духа, руководители отмечают и плюсы:

• сотрудники не могут опоздать, ведь не тратится время на дорогу
• у них больше времени для личной жизни
• в домашней обстановке многим комфортно работается
• коллеги не отвлекают

Добавим к этому высокую гибкость и мобильность такого офиса. Ведь фактически можно работать даже из разных точек мира.

Варианты организации рабочего графика

Большинство организаций при переходе на удаленную работу применяют обычный офисный график. Это значит:

• начало и конец рабочего дня фиксированы,
• сотрудники в течение дня не должны отвлекаться на личные дела, только на обед,
• в начале дня часто запланированы видеоконференции — «летучки» иными словами.

Такой подход позволяет сохранять максимальную концентрацию и командный дух, наподобие офисного.

Два других достаточно популярных варианта организации рабочего графика:

• гибкий в пределах предоставляемых на выбор вариантах,
• полностью гибкий с необходимостью быть на связи в определенные часы.

Опасаясь за снижение дисциплины, полностью свободный график организации выбирают редко.

Популярные CRM и таск-трекеры

По данным исследования CMSmagazine, наиболее популярные из имеющихся на рынке решения — это:

• Битрикс24 — его используют 44,1% компаний digital-сферы. Напоминаем, что это универсальный инструмент для перехода на удаленный офис.
• Trello — приложение для управления проектами в стиле канбан.
• AmoCRM — популярная CRM-система, позволяющая осуществлять различные интеграции.
• Jira — инструмент управления проектами для agile-команд.
• Google Sheets — таблицы в Google Docs, их можно приспособить как трекеры для управления проектами.

Популярные решения для внутренних коммуникаций

• Мессенджеры — самое популярное решение для внутренних коммуникаций. Они бесплатны, но не позволяют осуществлять групповые видеозвонки.
• CRM. Например, Битрикс24 позволяет осуществлять в том числе групповые видеозвонки для групп до 12 человек. Для использования функции нужно создать групповой закрытый чат.
• Skype — на деле продолжает терять позиции.
• Zoom — сервис для конференц-связи.

Выводы

В заключение хотим отметить такие основные моменты в связи с переходом на удаленную работу из-за пандемии:

• Быстрый перевод офиса на удаленку можно осуществить как своими силами, так и выбрав подрядчика (например, недорогое пакетное внедрение Битрикс24 с обучением).
• Перевод этот может быть поэтапным.
• В целом, люди реагируют положительно на удаленный формат. Но необходимо учесть сложности в связи с отсутствием живых коммуникаций.
• После пандемии и в связи с кризисом бизнес изменится. Некоторые, возможно, не вернутся к офисному варианту работы (уйдут в онлайн) или предпочтут иметь наготове технологии для мобильного офиса. Следовательно, нас ждет бурный этап всеобщей оцифровки документооборота и бизнес-процессов.

Использованы материалы https://cmsmagazine.ru/journal/research-issledovanie-tekucshej-situacii-na-digital/

Лучшие эксперты Смарт Трафик готовы помочь в организации удаленного офиса с помощью Битрикс24 прямо сейчас

Закажите свой удаленный офис у золотого сертифицированного партнера «1С-Битрикс»

Получите готовую стратегию перевода бизнеса на удаленную работу на бесплатном вебинаре «Антикризисные продажи»