Перевод офиса на удаленную работу: учитываем психологические и организационные трудности

Перевод офиса на удаленную работу — уже необходимое условие для продолжения деятельности большинства российских компаний. Пандемия COVID-19 грозит не только временными мерами. Удаленка становится реальностью или необходимым запасным вариантом на ближайшее будущее. Мы уже рассмотрели основные инструменты для организации удаленного офиса в предыдущей статье. Однако в этой ситуации немало и других, психологических и организационных трудностей. Что необходимо учесть и сделать для продуктивной работы организации?

Если в вашей фирме оцифрованы бизнес-процессы, перейти на удаленный офис гораздо проще и быстрее.

К сожалению, у большинства российских компаний ситуация иная. А перевод офиса на удаленную работу требует немедленного решения. Как по шагам всё организовать с максимальным комфортом и без потери продуктивности?

По нашему опыту, перевод офиса на удаленку потребует минимум 2 недели. Рассмотрим главные моменты и как их пройти.

Основные недостатки работы в удаленном режиме, которые необходимо учесть

По данным исследования CMSmagazine*, к основным недостаткам перехода на удаленную работу работодатели относят:

• Отвлекающие факторы
• Недостаток живой обратной связи
• Усложнение внутренних коммуникаций (увеличение времени согласования, эффект «глухого» телефона)
• Низкую вовлечённость / дисциплину сотрудников
• Снижение общего командного духа / пессимистичные настроения в коллективе
• Низкую продуктивность / выработку КПД
• Сложность организации рабочего места ( оборудование / мебель)
• Непонимание со стороны сотрудников
• Проблемы с качеством связи (Интернет / телефония)
• Непонимание со стороны клиентов

В условиях пандемии мы можем опустить пункты насчет непонимания со стороны сотрудников и клиентов, ведь сегодня переход на удаленный режим работы — это обязанность, а не роскошь.

Добавим к этому ряд таких организационных сложностей, как:

• Отсутствие централизованного хранилища документов в облаке
• Отсутствие регламентированных бизнес-процессов
• Под вопросом все привычные действия: печать, сканирование, получение подписи
• Контроль и учет рабочего времени
• Постановка задач и контроль проектов
• Отслеживание работы отдела продаж, если все ещё нет CRM

Эти трудности типичны для большинства компаний, которые не применяли формат удаленного офиса ранее.

Как избежать проблем при переводе офиса на удаленку?

1. Выбираем правильные инструменты

Как мы уже писали в предыдущей статье (ссылка), у вас есть 2 варианта:

а) остановить выбор на нескольких инструментах для организации удалённой работы,
б) выбрать одно универсальное решение.

Рассмотрим их.

а) Используем различные инструменты

Вам понадобятся средства для

• хранения и обмена документами,
• общения,
• отслеживания эффективности сотрудников,
• постановки задач и контроля проектов,
• проведения встреч в режиме онлайн.

Вы можете воспользоваться различными бесплатными инструментами. Например, Google Docs, социальными сетями и мессенджерами. Кроме того, сразу стоит подумать о CRM как необходимом решении для отдела продаж.

Это будет временный вариант для организации. К тому же ресурсоемкий, так как потребуется разработать немало таблиц и регламентов, а также обучить сотрудников заполнять все правильно и вовремя, и далее контролировать этот процесс.

б) Используем универсальное решение

Одним из лучших и доступных для бизнеса любого масштаба на российском рынке является Битрикс24. Это решение содержит все необходимые инструменты для удаленной работы офиса по умолчанию, а также включает CRM.

Битрикс24 имеет исключительные возможности дальнейших интеграций с сайтом, 1С, телефонией и другим программным обеспечением различного назначения. А главное, позволяет оцифровать и автоматизировать бизнес-процессы организации. Это делает компанию более легко масштабируемой и мобильной.

2. Фиксируем новые правила игры

Неважно, на каких инструментах удаленной работы вы остановились. Не имеет особого значения и то, что социальной сетью или мессенджером, который вы выбрали для коммуникаций, сотрудники и так уже умеют пользоваться.

Правила игры поменялись: новая отчетность, удаленные коммуникации и другие изменения в привычной работе фирмы требуют доходчиво объяснить сотрудникам, что и как теперь нужно делать:

• Создайте единый документ-памятку с правилами для всех работников. Неважно, в каком он будет формате: в виде серьезной брошюры или комикса с веселыми доходчивыми иллюстрациями. Пусть он отражает дух вашей организации и им будет удобно пользоваться.
• Соберите часто задаваемые вопросы в отдельный документ.
• Опубликуйте памятку и ответы на вопросы в облаке или на корпоративном портале, где они будут доступны только сотрудникам.
• Оповестите работников о публикации и сроках ознакомления с документом.

3. Внедряем инструменты — варианты

Как и в случае с выбором инструментов удаленной работы, у вас есть 2 варианта:

а) внедрить все своими силами,
б) обратиться за этим к профессионалам рынка по переводу офисов на удаленную работу.

Рассмотрим их.

а) Внедряем все своими силами

Своими — значит, потребуется самостоятельно или через различных подрядчиков:

• Разработать регламенты для должностных лиц и подразделений. В новых условиях должны быть четкие указания, что и как делать. Это поможет быстрее включиться в удаленный режим.
• Разработать KPI или организовать работу с отслеживанием в реальном времени в рабочие часы офиса. Многие выбирают второй вариант, так как на него быстрее и естественнее перейти с офисной работы. Разработка KPI может пригодиться в будущем, чтобы более гибко и экономично организовать бизнес.
• Внедрить CRM и перенести в нее базу клиентов.
• Создать общий чат. И правила для его использования.
• Организовать облачный документооборот. Не забудьте отразить в памятке, как хранить и именовать файлы и папки, как организуется согласование документов. И, конечно, как всем этим пользоваться.
• Настроить учет рабочего времени. А если сотрудники работают по KPI, то систему отслеживания их эффективности.
• Внедрить инструмент для постановки задач и контроля проектов. Или создать облачные таблицы-трекеры для этих целей.
• Создать календарь организации для внесения в него общих онлайн-мероприятий.
• Учесть важность встреч в форме видеоконференций и выбрать техническое решение (или использовать встроенное, например, в Битрикс24). Так как при удаленной работе вы сразу теряете в живом общении, необходимо как можно чаще использовать этот инструмент. Когда и как, с помощью каких технических средств будут проводиться видеовстречи, необходимо прописать в памятке.

б) Заказываем быстрое и экономичное пакетное внедрение Битрикс24

Если кастомное внедрение Битрикс24 — достаточно длительный, трудоемкий и дорогой процесс (хоть и окупаемый), то сегодня в связи с ситуацией массового перехода на удаленку и необходимостью быстрых и недорогих внедрений, мы разработали экономичные пакетные варианты.

Вы можете обратиться к нам за пакетным внедрением системы по расценкам от 49 тысяч рублей. Срок внедрения — от 2 недель.

Что вы получаете даже с простейшим пакетным внедрением:

• Единое пространство для общения, хранения документов, постановки задач и отчетности.
• Все внутренние коммуникации теперь ведутся внутри Битрикс24. Дополнительные инструменты не нужны.
• Вся проектная деятельность ведётся в Битрикс24.
• Работа с клиентами переведена в CRM.
• Сотрудники обучены работе с системой.

В более продвинутых вариантах внедрения:

• Работа отдела продаж автоматизирована.
• В базе фиксируются все коммуникации с клиентами из различных каналов связи.
• Автоматизировано формирование базовых документов, что существенно экономит время на документообороте.
• Автоматизированы бизнес-процессы. Это значит, они больше не стопорятся.
• Проведена интеграция с сайтом, 1С, телефонией.
• Настроена сквозная аналитика для эффективного контроля за рекламным бюджетом.

При выборе пакетного внедрения, вы можете не беспокоиться о регламентах и различных технических средствах. Мы сделаем все необходимые настройки и обучим ваш персонал работе с системой.

4. Обучаем сотрудников

Вне зависимости от выбранных и внедренных решений, понадобится сплотить и проинструктировать команду. Наш совет — подготовить и провести вебинар о переходе на удаленную работу. Оставьте время на вопросы сотрудников и сохраните запись вебинара в доступе, чтобы к ней могли вернуться.

При необходимости можно дополнительно разработать курс обучения и разместить в облачном хранилище.

5. Назначаем ответственного

Если в команде нет человека, ответственного за переход на удаленную работу и за дальнейшее сопровождение, то все вопросы лягут на плечи руководителя. Ваша обязанность — выбрать того, кто способен соединить точки, наблюдать за процессом коммуникаций, формализовывать все возникающие проблемы и отслеживать их решение.

Лучшие эксперты Смарт Трафик готовы помочь в организации удаленного офиса с помощью Битрикс24 прямо сейчас

Закажите свой удаленный офис у золотого сертифицированного партнера «1С-Битрикс»

Получите готовую стратегию перевода бизнеса на удаленную работу на бесплатном вебинаре «Удаленная работа - как ответить на вызов времени»