Инструменты для организации удаленного офиса: действуем быстро и эффективно

Жесткие карантинные меры в связи с COVID-19 коснулись каждого бизнеса. И, конечно, застали всех врасплох. Если до сих пор у вас, как у большинства, не было инструментов для полноценной удалённой работы сотрудников, то перед вами остро встала задача продолжить работать с командой без потери качества, удобства и скорости. Профессионалы рынка оцифровки бизнеса, компания Smart Traffic, лидер по внедрению CRM в Санкт-Петербурге, рассказывает, о проблемах, задачах и инструментах организации удалённой работы.

Если вы не приостановили деятельность, а для большинства бизнесов это вопрос выживания, то вам по-прежнему нужна команда. Даже если количество заказов резко упало. Или если вы временно решили несколько сменить сферу деятельности в связи с ситуацией, связанной с эпидемией.

Подойдите к быстрой организации удалённого офиса не как к проблеме, а как к решению

Почему? Потому что в будущем, даже когда ситуация с пандемией закончится, вы станете сильнее. В вашем багаже уже будет:

• опыт,
• инструменты,
• готовность к различного рода неожиданностям,
• больше гибкости.

Кроме того, используя навыки удалённого сотрудничества, вы научитесь экономить на лишних издержках, что будет очень кстати при сложившихся обстоятельствах.

К счастью, сегодня развитие технологий и всевозможных онлайн-инструментов позволяет решить все проблемы карантина и организовать полноценный рабочий процесс в условиях удалённого офиса.

Самое главное, начать прямо сейчас. На внедрение новых подходов и инструментов необходимо время. Завтра можно опоздать. Вам нужно успеть:

• выбрать и внедрить решения,
• разработать регламенты,
• обучить сотрудников.

Кроме технологических нововведений, на бизнес ложится немало юридической работы. По нашему опыту, на полноценный переход на удаленку требуется как минимум две недели.

Подводные камни при переходе на удаленную работу

Если бы с удалённым офисом всё было совсем просто, большинство бизнесов уже бы так и работало. Ведь это часто выгоднее. Почему вы ещё не перешли на удалёнку?

1. Ваши бизнес-процессы требуют личных коммуникаций для большего вовлечения. Кроме того, ваши сотрудники могут быть людьми разного возраста и уровня владения технологическими навыками.
2. На удалёнке сотрудники могут расслабиться. Действует много отвлекающих факторов. А как проконтролировать? Для контроля сотрудников разных отделов и должностей нужно разрабатывать свои регламенты и методы. Личные коммуникации и рабочая обстановка в офисе упрощают этот процесс.
3. Могут возникнуть проблемы с обработкой обращений клиентов, вы можете потерять клиентскую базу. Как отследить обработку всех заявок в различных каналах связи? Как знать, что сотрудники предоставили всю информацию? Да и как лучше организовать оперативное обновление этой информации?
4. Как следствие, могут снизиться продажи.
5. Некоторые бизнес-процессы могут застопориться. Это зависит как от желания и умения сотрудников общаться по рабочим вопросам удалённо, так и от определенных сложностей, возникающих при таких коммуникациях. Требуется больше писать/звонить/говорить по видеосвязи. И это может быть сложнее организовать, а руководителю — отследить.
6. Не так просто организовать прозрачный и удобный документооборот в полностью электронном виде.

Как избежать подводных камней

Все описанные нами подводные камни — лишь возможный минус. При правильной организации их можно избежать.

Представьте, что:

• Ваши сотрудники приходят в тот же офис, только виртуальный. У каждого есть своё рабочее место — свой профиль в этом офисе. И есть место встречи, где можно обсудить вопросы как лично, так и в общем чате. Для этого должно быть организовано единое рабочее пространство.
• Вы “видите”, как работает каждый сотрудник, потому что он отмечает выполнение задач в реальном времени, если у вас организован контроль рабочего времени.
• Вы отслеживаете все задачи и проекты: поставленные вами и другими руководителями. Сотрудники своевременно получают оповещение о новых задачах и информируют о том, что взяли их в работу или завершили. Потому что у вас настроена система управления задачами и проектами.
• Вы можете не волноваться об обработке заявок из различных каналов связи, потому что видите их все в единой защищённой базе в режиме реального времени. Удобно отслеживаете, на каком этапе каждая заявка. Кроме того, легко получаете различные срезы и отчёты, что позволяет более полно анализировать ситуацию. Потому что вы автоматизировали работу отдела продаж с помощью CRM системы.
• Вне зависимости от того, насколько организованы/контактны/владеют технологиями сотрудники, бизнес-процессы не останавливаются. Один раз созданный документ автоматически отправляется по нужной вам цепочке. А вы видите, на каком этапе каждый проект. У вас автоматизированы бизнес-процессы.
• Все документы доступны в едином облаке. Новые можно сформировать в считанные минуты на основе шаблонов. У вас налажен электронный документооборот.

Такой офис физически ничего не весит и работает в любой точке мира. И о внедрении каждого из перечисленных пунктов вам нужно сейчас срочно задуматься.

Решение №1: Использование различных инструментов для каждого подводного камня

Нужно единое рабочее пространство? Почему бы не использовать для этого любимую социальную сеть или мессенджер? Скорей всего, сотрудникам это не составит большого труда, ведь они уже и так ими пользуются.

Нужно как-то учитывать рабочее время? Есть онлайн-трекеры рабочего времени. А самый простой и, главное, бесплатный вариант — Google Docs. Или можно выбрать другой облачный сервис для документов. Создайте таблицу и ведите учёт.

Для отслеживания задач и проектов в простейшем варианте также можно использовать отдельную таблицу в Google Docs как трекер. Заполнять её придётся вручную. При этом для каждого проекта, скорей всего, понадобится создавать дополнительную таблицу, чтобы не перегружать документы информацией.

В отдельном файле вы можете вести контроль работы отдела продаж. И где-то ещё хранить базу клиентов. Облако в помощь. Или выберите какую-нибудь облачную CRM систему. Это гораздо комфортнее с точки зрения контроля входящих обращений и хранения базы данных по клиентам.

Однако при такой организации с помощью разрозненных инструментов есть существенные минусы:

• Это временный вариант. Он не слишком удобен и уж точно не универсален.
• Скорей всего, он потребует от вас много дополнительного времени. И из-за этого может обойтись дороже, а не дешевле.
• Над каждым решением нужно думать отдельно. Создавать регламенты, обучать сотрудников.

Решение №2: Внедрить один универсальный инструмент

Сегодня на рынке существуют инструменты, которые позволяют полностью организовать удалённую работу в рамках одного продукта. Наиболее универсальное решение — CRM Битрикс24, поскольку подходит для бизнеса любого масштаба.

Что можно сразу сделать с помощью этой системы?

1. Создать единое информационное пространство. Больше не нужно переключаться между мессенджерами и сетями, между личными и рабочими делами внутри одного инструмента. В Битрикс24 уже встроен

• свой мессенджер,
• легко организовать чаты групп и подразделений,
• для общения на корпоративном уровне есть живая лента.

Всё это реализовано в модуле корпоративного портала.

2. Создать единое рабочее пространство. Ведите все проекты в едином месте с помощью удобных инструментов, не требующих много времени для заполнения:

• создавайте проекты,
• ставьте задачи и поручения,
• контролируйте рабочее время и время выполнения задач,
• дополнительно контролируйте различные KPI. Вы можете назначать их сотрудникам или целым подразделениям, или процессам

В Битрикс24 этот функционал реализован в модуле управления проектами.

3. Перевести работу отдела продаж в CRM и получить:

• единую защищённую клиентскую базу
• отслеживание работы различных менеджеров в реальном времени, причём благодаря синхронизации данных в облаке у каждого менеджера имеется свежая, последняя информация
• настроенную под свой бизнес воронку продаж, что сразу регламентирует и автоматизирует действия менеджеров
• обращения клиентов и потенциальных заказчиков автоматически фиксируются в CRM системе. В зависимости от уровня внедрения, можно подключить все каналы взаимодействия с клиентами. Это делает работу ещё более прозрачной и удобной для контроля.

4. Получить мобильность.

И вы, и сотрудники — все могут работать через приложение для смартфонов, что особенно актуально в рамках мобильного удалённого офиса.

5. Организовать электронный документооборот в облаке внутри CRM.

Выбрали Битрикс24, но не знаете, с чего начать?

Простейший вариант подразумевает самостоятельную установку и настройку. Вы сразу получите некоторые основные функции для комфортной работы удалённого офиса. Со временем освоите больше возможностей. Компания постоянно разрабатывает различные обучающие материалы. В сети можно найти ответы на большинство вопросов.

Конечно, настройка CRM под различные задачи требует экспертизы. И на определенном этапе обычно бизнес обращается к профессионалам за более грамотной настройкой, автоматизацией бизнес-процессов и интеграциями. Но сегодня ситуация несколько иная.

В связи с массовым вынужденным переходом на удалёнку, внедрение некоторых решений нужно “ещё вчера”. Мы задумались, как упростить эту задачу большинству клиентов. Как сделать переход максимально быстрым, комфортным, грамотным и экономичным. И разработали готовые решения для внедрения — пакеты.

Если у вашего бизнеса времени нет, а офис уже должен работать, то самое эффективное решение — обратиться к нам для внедрения по одному из пакетных предложений. По нашему опыту, полное внедрение займёт не меньше 2 недель.

И в заключение хотелось бы отметить: несмотря на временные сложности, ситуация мотивирует бизнес стать более технологичным, мобильным и гибким. Принятые решения отразятся на деловой сфере и в дальнейшем. Подходите к выбору инструментов с умом, чтобы не утонуть в документации и юридических сложностях. Используйте разработки, которые сэкономят время сейчас и деньги в будущем, даже когда обстановка выправится.

Заказать внедрение Битрикс24 можно сейчас

Хотите получить готовую стратегию перевода компании на удаленный офис? Посетите наш вебинар.